DSGVO Konforme Zutrittskontrolle auf der Baustelle - Datenschutz

Zugangskontrollen-Datenschutz auf der Baustelle leicht gemacht: So funktioniert die Einwilligung und Haftungsregelung mit der Bausicht-Plattform

(Wichtiger Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Es handelt sich um allgemeine Informationen und unverbindliche Empfehlungen)

Die Verwaltung von Baustellen und Bauvorhaben wird immer komplexer – gleichzeitig steigen die Anforderungen an den Datenschutz. Gerade beim Anlegen von Mitarbeiter- und Nachunternehmer-Daten in digitalen Tools stellt sich oft die Frage, wer für die Einhaltung der DSGVO verantwortlich ist und wie Haftungsrisiken minimiert werden können.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen – rein informativ und ohne rechtsverbindliche Beratung – wie das mit der Bausicht-Plattform am Beispiel der Baustellen-Zutrittskontrolle einfach und zugleich datenschutzkonform gelingt.

Das Bausicht-Datenschutzkonzept für Zutrittskontrollen: So funktioniert’s

Eines der Hauptziele bei der Entwicklung unserer Plattform war es, unseren Kunden den Umgang mit datenschutzrechtlichen Fragen so einfach wie möglich zu machen. Dafür haben wir gemeinsam mit Datenschutzexperten ein Konzept entwickelt, das Ihnen höhere Sicherheit gibt und gleichzeitig den administrativen Aufwand minimiert. Hieraus leiten sich zwei Möglichkeiten, um eine dsgvo-konforme Zutrittskontrolle für Bauunternehmen zu gewährleisten:

Zwei Wege zur datenschutzkonformen Einwilligung für Zutrittskontrollen auf Baustellen

1. Individuelle Bausicht-Einladung per E-Mail

Mit dieser Variante laden Sie Ihre Mitarbeitenden, Nachunternehmen oder weitere Beteiligte direkt per E-Mail dazu ein, sich in der Plattform zu registrieren. Im Detail sieht der Ablauf folgendermaßen aus:

• Einladungsmail: Die Person erhält eine Mail mit einem Link zur Bausicht-Plattform
• Checkbox-Klick: Beim ersten Einloggen muss sie der Datenschutzerklärung und dem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit Bausicht zustimmen.
• Höhere rechtliche Sicherheit: Durch die Bestätigung wird ein eigener AVV mit Bausicht geschlossen – der Nutzende ist somit für die Daten verantwortlich, die er selbst in das System einspielt.

Vorteile:

• Automatisierter Vorgang: Perfekt für Firmen, die viele Sub-Sub-Unternehmen einbinden oder sich die Verwaltung vereinfachen wollen.

• Lückenlose Nachverfolgbarkeit: Jede Person, die Daten in Bausicht einpflegt, hat zuvor einem AVV zugestimmt, was dem Kunden höhere Rechtssicherheit bietet.

Unser Tipp:

Um Mitarbeiterdaten einzupflegen, können Unternehmen beispielsweise alle Mitarbeitenden via E-Mail einladen. Während des Einladungsprozesses unterzeichnen die eingeladenen Personen digital die Einwilligung sowie den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

2. Muster-Einwilligungserklärung (z. B. für Personen ohne E-Mail-Adresse)

Nicht immer ist eine individuelle Einladung möglich. Auf einer Großbaustelle wird selten jeder Polier, Nachunternehmer oder einzelne Monteur per E-Mail eingeladen. Hierfür bieten wir eine Muster-Einwilligungserklärung, die vor Ort ausgefüllt und unterschrieben wird (analog oder digital). Darin erklären die Personen:

• dass sie mit der Verarbeitung ihrer Daten in der Bausicht-Plattform einverstanden sind,
• welche Daten gespeichert werden (etwa Name, Kontaktdaten, Anwesenheitszeiten),
• und dass diese Daten von berechtigten Personen (Bauherr, Projektleiter, Poliere usw.) eingesehen werden können.

Vorteile:

• Praktische Lösung für alle, die keine E-Mail-Adresse haben oder aus anderen Gründen nicht über das Einladungssystem arbeiten möchten.

• Einfache Handhabung: Unterschrift einholen, Einwilligung hinterlegen, fertig.

Wer haftet im Falle eines Datenschutzverstoßes?

Praktisch gesehen baut sich eine Kette auf: Wer eine Person in der Bausicht-Plattform anlegt, haftet auch für die Einhaltung der DSGVO. Legt die Eingeladene Person wiederum weitere Personen an, trägt auch er die datenschutzrechtliche Verantwortung für die Daten, die er hinzufügt. Das schützt den ursprünglichen Einladenden.

Da Nachunternehmen den AVV mit der Bausicht direkt schließen sind Logistiker und Generalunternehmer geschützt, falls Nachunternehmen nicht DSGVO-konforme Daten einpflegen.

Fazit: Einfache und rechtssichere Zugangskontrollen-Lösung für alle Beteiligten auf der Baustelle

Mit der Bausicht-Plattform und den passenden Musterdokumenten stehen zwei Wege zur Verfügung, um Mitarbeiter und Nachunternehmen datenschutzkonform einzubinden:

Direkte Einladung über E-Mail mit automatisierter Zustimmung zu AVV und Datenschutzerklärung

Einwilligungserklärung auf Papier oder elektronisch für Personen, die nicht per E-Mail eingeladen werden können

So haben Sie jederzeit im Blick, wer auf der Baustelle anwesend ist, und bleiben zugleich im Rahmen der DSGVO auf der sicheren Seite. Jede Person, die Daten erfasst, schließt eigenständig einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Bausicht und trägt somit die Verantwortung für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung. Das Ergebnis: Ein schlanker, effizienter Prozess, der Ihnen Ärger mit Bußgeldern und Haftungsfragen weitgehend erspart – und den Arbeitsalltag auf der Baustelle deutlich erleichtert.

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