Baustellen-Dokumente: Vom Papier zur Digitalisierung

Die Baubranche steht an einem Wendepunkt. Angesichts der steigenden Baukosten und erhöhten Zinsen wird deutlich, dass herkömmliche Methoden der Dokumentenverwaltung überdacht werden müssen.

Es geht nicht mehr nur um die Bequemlichkeit des digitalen Zeitalters, sondern um eine effizientere und kostensparende Arbeitsweise. Der Wandel von Papier zu Digital ist daher keine kurzfristige Modeerscheinung, sondern eine nachhaltige Reaktion auf die sich verändernden Marktbedingungen.

In diesem Beitrag beleuchten wir den Weg von traditionellen Baustellen-Dokumenten hin zur Digitalisierung und warum dieser Schritt heute wichtiger ist denn je.

Der schnelle Überblick über die Methoden

“Bausichts Ampelsystem macht meine Arbeit klarer und einfacher. Es lässt mich nicht im Stich, um sicherzustellen, dass alle unsere Bescheinigungen komplett und aktuell sind. Keine komplizierte Schulung erforderlich!”
-Nadine Widmann, Assistentin Schlüsselfertigbau bei Krämer Bau

Buchen Sie eine kostenfreie Demo, um mehr über Zoll-konformes Bauen und die Enthaftung gegenüber Berufsgenossenschaften/Sozialkassen zu erfahren:

Die traditionelle Methode: Papier

Zu den Vorteilen des Papiermanagements zählen seine physische Greifbarkeit und die Unabhängigkeit von elektronischen Systemen – ein Handwerker kann auch ohne Internetzugang oder Strom auf einen handgeschriebenen Plan zugreifen. Darüber hinaus bietet es eine visuelle Erfahrung, die manchen Menschen das Verständnis erleichtert.

Doch diese Vorteile werden von zahlreichen Nachteilen begleitet.

Fallstricke und Nachteile des Papierbasierten Systems

Das papierbasierte System ist anfällig für menschliche Fehler, physische Beschädigungen und Verlust. Das Auffinden von Informationen kann zeitaufwändig sein, und das Lagern von Papierdokumenten beansprucht viel Raum. Zudem sind Aktualisierungen und Änderungen schwieriger durchzuführen und können leicht zu Fehlern führen, insbesondere wenn mehrere Parteien beteiligt sind. So kann es bei einer mangelhaften Dokumentation zu folgenden Konsequenzen kommen:

• Arbeitsrechtliche Konsequenzen Gemäß dem SchwarzArbG können Unternehmen bis zu drei Jahren von öffentlichen Ausschreibungen ausgeschlossen werden, wenn sie Schwarzarbeit betreiben oder Ausländer ohne gültige Arbeitserlaubnis beschäftigen.

• Straf- und Nachzahlungen Bei fehlerhaften oder unvollständigen Dokumenten kann das Unternehmen mit Geldstrafen belegt werden

• Reputationsschäden Ein Verstoß gegen die Vorschriften kann das Image des Unternehmens schädigen.

Der halbe Schritt vorwärts: Excel

Vorteile von Excel-basierter Verwaltung: Mit Excel hat man alles an einem Ort. Fälligkeitsdaten, Namen der Nachunternehmer und welche Dokumente schon da sind. Wenn ein Dokument bald abläuft, kann man das in Excel manuell markieren und behält so den Überblick.

Nachteile von Excel

Das Programm Excel ist nicht speziell fürs Bauen gemacht. Es fehlen automatische Erinnerungen, wenn Dokumente bald ablaufen. Bei einer hohen Anzahl an Nachunternehmern wird es rasch unübersichtlich und der Verwaltungsaufwand steigt enorm.

Ein weiteres Hauptproblem liegt in der mangelnden Selbstverwaltung der Nachunternehmer: Generalunternehmen müssen ihnen ständig hinterherrennen, um notwendige Dokumente zu erhalten. Das bindet nicht nur viele Ressourcen und Fachkräfte, die an anderer Stelle produktiver eingesetzt werden könnten, sondern erhöht auch das Risiko manueller Fehler. Diese Fehler können, besonders in der Baubranche, zu erheblichen Problemen und Kosten führen. Daher stellt Excel lediglich einen Zwischenschritt dar – es ist sicherlich besser als Papier, aber bei Weitem nicht die ideale Lösung.

ERP-Systeme: Nicht immer der goldene Mittelweg

Vorteile für die Baubranche: ERP-Systeme bündeln viele Geschäftsprozesse auf einer Plattform, von der Projektplanung bis zur Personalführung. Dies vereinfacht besonders die Dokumentenverwaltung von Nachunternehmern, wodurch scheinbar alles im Griff ist: vorhandene und fehlende Bescheinigungen, fällige Erneuerungen und mehr.

Grenzen von ERP

Trotz ihrer Vorteile haben ERP-Systeme deutliche Schwächen. Sie sind oft komplex und erfordern ausführliche Schulungen. Zudem sind sie unflexibel. Besonders in der Dokumentenverwaltung fehlen oft wichtige Funktionen: Viele Abläufe sind manuell, es mangelt an automatischen Benachrichtigungen, Selbstverwaltung durch Nachunternehmer und klaren Berichterstellungs-Tools. Das kann dazu führen, dass einige Systeme bei der Fülle an Dokumenten und der Vielzahl von Nachunternehmern schnell an ihre Grenzen stoßen.Eine spezialisierte Software, zugeschnitten auf diese Herausforderungen, kann hier deutliche Vorteile bieten und Generalunternehmen entlasten."

Warum spezialisierte Software der Goldstandard ist:

Unsere spezialisierte Softwarelösung stellt genau diese Ansprüche in den Mittelpunkt. Sie wurde entwickelt, um Bauunternehmen eine effektive, einfache und zuverlässige Plattform zur Verfügung zu stellen. Durch Automatisierungen und klare Strukturen reduziert sie den manuellen Aufwand und senkt Fehlerquellen drastisch. Hinzu kommt, dass Nachunternehmer aktiv in den Prozess eingebunden werden können, was wiederum Zeit der eigenen Fachkräfte einspart.

“Wir verbringen weniger Zeit damit, den Subunternehmen bei täglich wechselnden Mitarbeitenden hinterherzurennen und können uns somit mehr auf die eigentlichen Herausforderungen einer Baustelle konzentrieren.”
-Thomas Feigl, Leitung Arbeitsvorbereitung bei Mauss Bau